ERZURUM BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
> BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANI

(Gökşin AKSOY)(Kadrolu, Memur)

SORUMLULUK

Bağlı Bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısına karşı 1. dereceden sorumludur.

 

GÖREVİN KAPSAMI

Belediye bünyesinde yürütülen bilişim, iletişim ve bilgi sistemleri faaliyetlerini yürütmek ve koordinasyonunu sağlamak.

 

GÖREVİN İÇERİĞİ

 

  • Başkan, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni kararlarını uygulamak,
  • Diğer Daire Başkanlıkları ile ortak yürütülecek işlerde bilişim alt yapısını oluşturmak ve yönetmek, görevlerle ilgili konularda, müdürlükler arası koordineyi sağlamak, müdürlüklerin çalışmalarını denetlemek, müdürlere emir ve talimat vermek,
  • Daire Başkanlığına gelen evrakları ilgili müdürlüklere havale etmek, takibini yapmak, Daire Başkanlığı tarafından yazılan yazışmaları imzalamak,
  • Disiplin amiri olarak ilgililer hakkında disiplin amirliği görevini yürütmek,
  • Daire Başkanlığının bütçesini hazırlamak, etkin ve verimli olarak kullanmak,
  • Harcama yetkilisi olarak Daire Başkanlığı bütçesinden harcama yapmak,
  • İhale yetkilisi olarak Daire Başkanlığı bünyesinde yapılan ihalelerde ihale onay belgesini düzenlemek, ihaleleri onaylamak, sözleşmeler imzalamak,
  • Daire Başkanlığı faaliyet raporunu hazırlamak, hazırlattırmak,
  • Daire Başkanlığının Stratejik Plan çalışmalarını yapmak, yaptırmak,
  • Daire Başkanlığı arşivini oluşturmak ve arşiv çalışmalarını yürütmek,
  • Daire Başkanlığını ilgilendiren konularda Genel Sekreter Yardımcısını bilgilendirmek gerekli duyulması halinde Belediye Meclisi ve Belediye Encümenine teklifte bulunmak,
  • Bilgi edinme başvurularını ilgili müdürlüklere göndermek ve takibini yapmak,
  • Faaliyet alanıyla ilgili konularda projeler üretmek, takip etmek ve uygulamak,
  • Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.

 

 

 

 

SEKRETERYA

(Dilek kaplan) (Kadrolu, İşçi)

SORUMLULUK

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerine karşı 1. dereceden sorumludur.

 

GÖREVİN KAPSAMI

Daire Başkanlığı bünyesinde sekreteryayı yürütmek, 

 

GÖREVİN İÇERİĞİ

 

  • Daire Başkanı ve Şube Müdürleri tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, bütün çalışmaları mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütmek,
  • Müdürlükler ile ilgili yazışmaları yapmak, kayıtları tutmak, arşivlemek, gelen ve giden evrakların takibini yapmak ve her türlü büro işlerini yürütmek. Gelen evrakları ivedi olarak Daire Başkanı’na iletmek, daire içi giden evrakları zimmet karşılığı elden, daire dışına gönderilen evrakları ise ilgili daire başkanlığı kanalı ile göndermek,
  • Büro malzemeleri ile kendisine teslim edilen diğer malzemeleri korumak, itinalı, etkin ve verimli şekilde kullanmak,
  • Kendisine verilen görevleri titizlikle ve eksiksiz olarak yerine getirmek. Görevleriyle ilgili konularda Daire Başkanını, Müdürleri sürekli bilgilendirmek,
  • Bilgi edinme başvurularını cevaplayarak, müracaat sahibine zamanında iletmek ve sonucunu ilgili makama bildirmek,
  • Mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen yazıların gereğini gecikmeksizin yerine getirmek ve cevap vermek,
  • Süreli, günlü, acele ve ivedi yazıların gereğini süresinde yerine getirmek,
  • Görev verilmesi halinde, seminer, kurs, konferans ve diğer hizmet içi eğitimlere katılmak, mesleki bilgisini geliştirmek,
  • Daire Başkanlığından gelen, havaleli yazıları ilgili birimlere göndermek, cevabı istenen yazılara süresi içerisinde cevap vermek,
  • Personelle ilgili özlük işlerini takip etmek, (İzin, Rapor, Puantaj, Mahsup)
  • Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak.